Date de dernière mise à jour de la présente politique : 22 septembre 2023
Protéger vos renseignements personnels ou commerciaux est une priorité pour nous. Votre consentement est primordial afin de collecter, utiliser et divulguer vos renseignements. La décision de nous divulguer vos renseignements personnels vous appartient. Les renseignements personnels nous permettent, d’une part, de vous identifier et de vous servir de manière à répondre à vos attentes. D’autre part, ils nous permettent de nous conformer à différentes exigences légales.
Il est de notre responsabilité de nous assurer que tout renseignement recueilli est traité de façon sécuritaire. À ce propos, nous vous invitons à consulter notre politique de confidentialité dans laquelle vous trouverez réponse à vos questions, incluant la nature des renseignements collectés, les raisons pour lesquelles nous vous demandons de fournir des renseignements personnels, ce que nous faisons avec vos renseignements et les mesures de sécurité propres à assurer leur protection.
L’expression « renseignements personnels » s’entend de toute information vous concernant permettant, directement ou indirectement, de vous identifier.
En nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, vous consentez à ce qu’Altalex puisse les collecter, les utiliser et les partager conformément à ce qui est prévu à la présente politique, afin de vous servir au quotidien et de respecter nos obligations légales.
Votre consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé, lesquelles sont décrites plus amplement ci-dessous.
Sachez que nous collectons, utilisons et partageons uniquement les renseignements personnels nécessaires, à moins que la loi nous autorise à les traiter autrement.
Il vous est toujours possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Il vous est aussi possible, à tout moment, de refuser de fournir certains renseignements.
Gardez toutefois en tête que si vous refusez de nous fournir certains renseignements ou que vous retirez votre consentement à leur utilisation, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir tout ou partie de nos produits et services puisque certains renseignements sont essentiels dans le cadre des relations que nous entretenons avec nos clients.
Les renseignements personnels peuvent inclure : votre nom; adresses électronique et postale; numéro de téléphone; fonction; nom de l’entreprise; date de naissance; identifiants gouvernementaux (numéros de passeport, de permis de conduire, etc.); données financières, comme de l’information relative à un paiement ou des coordonnées bancaires; situation sociale ou familiale; des renseignements relatifs au recrutement, comme le contenu d’un curriculum vitae, tel des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels; et tout autre renseignement personnel que vous pouvez nous donner de temps à autre.
Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires, vos propriétaires véritables ou vos enfants, selon le cas), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements ou encore d’être titulaire de l’autorité parentale (si des renseignements relativement à des personnes mineures sont fournis)
Nous ne recueillons pas vos renseignements personnels, sauf si vous nous les fournissez sur une base volontaire. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées avant une telle collecte, lesquelles sont mentionnées ci-dessous. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous acceptez la façon dont nous les recueillons, utilisons, divulguons et gérons ces renseignements, telle que décrite à la présente politique.
Nous pourrions notamment être amenés à recueillir vos renseignements personnels dans les situations suivantes, si applicables :
• Vous complétez une demande de renseignements ou un formulaire;
• Vous participez à l’un de nos concours ou de nos promotions, ou répondez à un sondage;
• Vous demandez à vous inscrire sur notre liste d’envoi ou à recevoir d’autres communications; ou
• Vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel, en personne ou autrement.
Nous collectons des renseignements personnels pour compléter votre dossier adéquatement, pour répondre à vos demandes et pour vous offrir nos services juridiques ainsi que pour la conduite de nos affaires et pour administrer et exécuter nos services. Nous pouvons également utiliser vos renseignements à des fins de recrutement afin de nous permettre de traiter des demandes d’emploi.
Nous devons également obtenir certains de vos renseignements personnels afin de respecter nos obligations légales. En effet, afin de respecter nos obligations déontologiques à titre d’avocats, nous avons besoin de certains de vos renseignements personnels afin de vous identifier avant de pouvoir vous servir.
Nous pourrions aussi utiliser vos renseignements personnels, selon le choix que vous avez exprimé, notamment lorsque vous vous inscrivez à notre liste d’envoi pour recevoir des communications promotionnelles, afin de vous tenir informé de nos nouveaux produits et services ou de vous transmettre du matériel publicitaire ou de l’information supplémentaire sur nos produits, services, sondages, et ce, à des fins de marketing et de sollicitation. Toutefois, vous êtes libre de choisir de ne pas recevoir de matériel publicitaire ou commercial en tout temps.
De plus, les renseignements que vous nous fournissez pourraient être utilisés par nous i) à des fins de ciblage et de prospection commerciale, ii) à des fins d’analyses statistiques, notamment quant aux tendances du marché et de l’industrie, et iii) dans une optique de développement et d’amélioration continue de nos produits et services.
Si nous utilisons vos renseignements personnels dans d’autres contextes que ceux mentionnés dans cette politique de confidentialité ou encore ceux permis par les lois applicables, vous en serez avisé et vous aurez l’occasion d’y consentir avant qu’une action ne soit prise.
Nous pourrions être amenés à communiquer vos renseignements à des fournisseurs de services retenus pour offrir des services en notre nom, notamment, aux catégories suivantes de fournisseurs :
• Nos conseillers professionnels, incluant par exemple, des conseillers juridiques, financiers, commerciaux, en matière de gestion des risques ou autres conseillers, des banquiers et nos comptables professionnels agréés;
• Nos assureurs et nos courtiers d’assurance; et
• Les fournisseurs de services tiers pour l’hébergement et le maintien de notre site, l’hébergement de nos données via des services infonuagiques, la facturation, la tenue de livres comptables, les services informatiques (T.I.), la transmission de courriels ou d’autres communications pour notre compte ou l’organisation de promotions ou l’analyse de l’efficacité de notre stratégie publicitaire.
•
Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions. Sachez que leur utilisation des renseignements que nous leur communiquons est assujettie à des restrictions légales et qu’ils ne sont autorisés à utiliser vos renseignements qu’à la seule fin de remplir leurs fonctions. En effet, chacun de nos contrats avec nos fournisseurs de services contient des engagements propres à assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués. Sachez également qu’il est possible que des renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec, car certains de nos fournisseurs de service entretiennent des installations dans d’autres provinces canadiennes.
De plus, nous pourrions, avec votre consentement, partager des renseignements personnels avec d’autres personnes ou entités impliquées, directement ou indirectement, dans le cadre de l’exécution d’un mandat que vous nous avez octroyé, incluant par exemple, vos conseillers fiscaux et comptables, vos banquiers, un acquéreur, un successeur ou un cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement, de toute vente ou de toute opération semblable.
Nous pourrions transmettre les renseignements dont nous disposons à votre sujet dans le cadre d’une transaction commerciale au sein de l’entreprise. Sachez que toute utilisation des renseignements que nous communiquons à cet égard est assujettie à des restrictions légales et conventionnelles aux fins de la transaction envisagée. Ainsi, une entente écrite sera alors conclue avec l’autre partie à la transaction, par laquelle celle-ci s’engagera notamment à n’utiliser les renseignements qu’aux seules fins de la conclusion de la transaction commerciale et à prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements ainsi transmis.
Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à d'autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément à la présente politique, sauf si vous y consentez ou lorsque la loi l'exige ou le permet. Particulièrement, si un renseignement personnel sensible vous concernant est utilisé à d’autres fins que celles pour lesquelles il a été recueilli, vous en serez avisé et vous aurez l’occasion d’y consentir expressément avant qu’une telle utilisation en soit faite. Outre les utilisations autorisées par la présente ou par la loi, nous nous engageons à ne pas divulguer, vendre ou autrement céder à des tiers, ni échanger avec des tiers les renseignements que vous nous fournissez.
Enfin, prenez note que si nous avions à prendre une décision à votre égard, nous nous assurerons que vos renseignements personnels utilisés pour prendre celle-ci soient à jour et exacts.
L’accès à vos renseignements personnels est limité au personnel et aux agent(e)s et représentant(e)s d’Altalex qui ont besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions. Ainsi, tous nos avocats et parajuristes ont accès à vos renseignements personnels afin d’être en mesure de vous offrir nos produits et services.
Nos employés sont formés et sensibilisés à l’importance de la protection de vos renseignements personnels et doivent suivre de façon régulière des formations en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. De plus, nos employés sont liés par des engagements de confidentialité et par la protection liée au secret professionnel, lorsqu’applicable.
Nous nous efforçons de maintenir des mesures de protection matérielles, techniques et administratives raisonnables et selon les normes généralement acceptées dans le secteur afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification sans autorisation. À titre d’exemple, nous gérons notre serveur et nous assurons l’efficacité de l’infrastructure de notre pare-feu de manière à ce que vous puissiez naviguer en toute sécurité. Pour accéder aux zones sécurisées de notre site web, le cas échéant, un nom d’utilisateur et un mot de passe seront nécessaires. Nous révisons constamment nos pratiques et politiques, vérifions notre réseau de données, mettons à l’épreuve l’efficacité de la sécurité de notre site et nous effectuons chaque mise à jour requise pour garantir que la confidentialité de vos renseignements ne soit jamais compromise.
Sachez que nos avocats ont un devoir de confidentialité envers leurs clients en vertu de leurs normes déontologiques. Ainsi, ils doivent assurer la confidentialité de tous les renseignements relatifs aux affaires et activités de leurs clients qui sont portés à leur connaissance à l’occasion de leurs relations professionnelles.
Les communications via Internet sont sujettes à interception, perte ou altération. Par conséquent, vous reconnaissez que les renseignements ou éléments que vous fournissez par voie électronique, du fait que vous accédez à ce site ou en faites usage, ne sont ni confidentiels ni exclusifs, sauf dans la mesure requise par les lois applicables, et que les communications par courrier électronique non protégées sur Internet peuvent être interceptées, altérées ou se perdre.
Bien que nous prenions les mesures de sécurité exigées par la loi, aucun dispositif de sécurité n’est infaillible. Par conséquent, dans les limites autorisées par la loi, nous ne sommes pas en mesure de garantir que les renseignements personnels ne seront pas perdus, mal utilisés ou modifiés, et nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des renseignements personnels que vous transmettez, ni à l'égard de leur utilisation ou de leur mauvaise utilisation par vous ou des tiers. Vous devez toujours faire preuve de vigilance dans le traitement et la divulgation de vos renseignements personnels, notamment en évitant de les transmettre par courriel non sécurisé.
En cas d’incident de confidentialité, nous prendrons les mesures requises afin de limiter les risques qu’un préjudice soit causé et nous nous conformerons aux obligations de la loi applicable. Notamment, nous vous informerons si un incident de confidentialité s’est produit et qu’il concerne vos renseignements personnels, dans la mesure où la loi l’exige.
Vos renseignements personnels se trouvent en tout temps au Canada. Pour avoir accès à vos renseignements personnels, il suffit de communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent ci-dessous.
Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement pour la période pendant laquelle nous en aurons raisonnablement besoin eu égard aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés ou traités, conformément à la présente politique ou pour se conformer aux exigences des lois applicables.
En effet, veuillez noter qu’à titre de cabinet d’avocats, nous avons l’obligation de conserver vos dossiers, lesquels comprennent notamment vos renseignements personnels, au moins 7 ans à compter la date de leur fermeture.
Une fois le délai de conservation expiré, nous nous assurons de détruire vos renseignements personnels, soit en éliminant ceux-ci de manière définitive. La destruction est effectuée de façon sûre et sécuritaire, selon les meilleures pratiques applicables.
Si vos renseignements personnels ne sont pas détruits de la manière prévue ci-dessus, ceux-ci seront anonymisés selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et modalités déterminés par règlement. Un renseignement concernant une personne physique est anonymisé lorsqu’il est, en tout temps, raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement cette personne.
Vous avez certains droits concernant vos renseignements personnels. Il est impératif que vous compreniez ces droits. Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, vous disposez des droits suivants :
• Le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous et d’en recevoir copie;
• Le droit de demander la correction de renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques que nous détenons sur vous;
• Le droit d’exiger que soit rectifié le renseignement personnel dont sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi;
• Le droit d’exiger que cesse la diffusion d’un renseignement personnel vous concernant ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique dans certaines circonstances;
• Le droit de demander la suppression d’un renseignement personnel périmé ou non justifié par l’objet du dossier;
• Le droit de formuler des commentaires par écrit et les verser à votre dossier; et
• Le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels aux fins déterminées ci-dessus, notamment à l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins de prospection commerciale.
Pour ce faire, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent ci-dessous.
Vous pouvez nous adresser vos questions, inquiétudes, plaintes et demandes relatives à la présente politique de confidentialité à Me Stéphanie Auclair, responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse électronique suivante : info@altalex.ca.
Vous pouvez également contacter le responsable de la protection des renseignements personnels pour exercer vos droits relativement à vos renseignements personnels qui figurent à la section précédente. Sachez toutefois que nous ne pourrons considérer une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels que si elle est faite par écrit, par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, conformément aux lois applicables.
Dans tous les cas, nous nous engageons à communiquer avec vous au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de votre demande.
